Dokumentation,
die mitdenkt — damit Sie pflegen können.

Ja. Wir richten Ihnen dafür einen Zugang mit einer Testeinrichtung ein, in der Sie mit erfundenen Bewohnerdaten arbeiten können — Dokumentation, Medikamentenrunde, Dienstplan und Abrechnung sind dort dieselben wie im Echtbetrieb. Mitarbeitende werden grundsätzlich per E-Mail-Einladung angelegt, ein Initialpasswort wird nie herausgegeben. Melden Sie sich bei uns, dann stimmen wir Umfang und Zeitraum ab.

Den Preis stimmen wir mit Ihnen ab, weil er von der Zahl der Einrichtungen, der Nutzerinnen und Nutzer und den benötigten Modulen abhängt — eine Pauschale, die für ein Haus mit 40 Plätzen und für einen Träger mit acht Standorten gleichermaßen passt, gibt es nicht. Sprechen Sie uns mit Ihren Eckdaten an, dann bekommen Sie ein konkretes Angebot statt einer Preisspanne. Die KI-Nutzung ist durch ein monatliches Kontingent abgesichert, so dass daraus keine unkontrollierten Kosten entstehen.

Das hängt vor allem an Ihnen, nicht an der Software: Anzulegen sind Standorte und Wohnbereiche, die Mitarbeitenden mit Rolle und Wochenstunden, die Bewohnerakten mit Medikationsplan und die Einwilligungen. Die technische Einrichtung ist an einem Tag erledigt, der Aufwand liegt in der Datenerfassung. Wir planen den Ablauf gemeinsam mit Ihnen, bevor Sie sich festlegen, und nennen dabei ehrlich, was Ihr Team selbst leisten muss.

Am Bildschirm liegt die Dokumentation strukturiert und nachvollziehbar vor: Pflegeberichte mit archivierten Vorfassungen, unveränderliche Durchführungsnachweise zur Pflegeplanung, ein fortlaufend geführtes Betäubungsmittelbuch und ein Protokoll aller Änderungen mit Person, Zeitpunkt und IP-Adresse. Zwei Dinge kann CuraNota heute ausdrücklich nicht: die Qualitätsindikatoren-Erhebung nach §§ 114b/115 SGB XI samt Übermittlung an die Datenauswertungsstelle und eine PDF- oder Druckausgabe der Pflegedokumentation. Beides ist nicht enthalten — dafür brauchen Sie weiterhin Ihren bisherigen Weg. Wir sagen das lieber jetzt als im Prüfungstermin.

Die Rechnungsstellung im Haus ist vollständig abgedeckt: Monatsabrechnung auf Knopfdruck mit taggenauer Anteilsberechnung bei Aufnahme oder Entlassung, fortlaufende Rechnungsnummern je Einrichtung, gesperrte Bearbeitung bezahlter Rechnungen und ein echter Gegenbeleg statt Löschung bei Korrekturen. Ein Datenträgeraustausch nach § 105 SGB XI existiert nicht; die Übermittlung an die Kostenträger läuft weiterhin über Ihren bestehenden Weg. Für die ambulante Heilmittelabrechnung nach § 302 SGB V werden Verordnungsdaten, Diagnosen und erbrachte Termine bereits abrechnungsfertig strukturiert erfasst, die Übergabe an ein Abrechnungsrechenzentrum ist in Vorbereitung und noch nicht freigeschaltet. Die hinterlegten Pflegesätze sind derzeit fest vorgegeben und werden bei der Einrichtung mit Ihnen abgestimmt.

CuraNota verteilt Ihr Personal automatisch auf die bereits angelegten Schichten — nach festen Regeln, nicht mit KI. Berücksichtigt werden dabei genehmigte Abwesenheiten, eine einstellbare Mindestruhezeit (Standard elf Stunden) und die maximale Zahl aufeinanderfolgender Arbeitstage (Standard fünf); der Vorschlag wird zuerst mit Deckungsgrad je Schicht und Warnungen bei Unterbesetzung angezeigt und erst nach Ihrer Bestätigung übernommen. Die Schichten selbst legen Sie an, entweder aus Vorlagen für die ganze Woche oder durch Kopieren der Vorwoche. Eine Prüfung nach Arbeitszeitgesetz oder eine Fachkraftquoten-Logik ist nicht enthalten, und bei manueller Zuweisung findet keine dieser Prüfungen statt — die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben verantwortet die Einrichtung.

Anwendung, Datenbank und die KI-Verarbeitung laufen auf Servern des deutschen Anbieters IONOS in der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor. Die KI läuft dabei über IONOS als externen Auftragsverarbeiter, nicht in einem eigenen Rechenzentrum; im Produktivbetrieb sind Anbieter außerhalb der EU technisch gesperrt, diese Sperre ist eine Betreiber-Einstellung. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt, die App startet gar nicht erst, wenn eine unverschlüsselte Verbindung hinterlegt wäre. Eine externe Zertifizierung — etwa nach ISO 27001 — besteht derzeit nicht; wir nennen Ihnen lieber die konkreten Maßnahmen als ein Siegel.

CuraNota kennt sechs Rollen von der Betreuungskraft bis zur Träger-Administration. Klinische Dokumentation — Berichte, Vitalwerte, Medikamente, Wunden, Pflegeplanung — kann erst ab der Pflegefachkraft geschrieben werden, Betreuungskräfte sind davon ausgeschlossen; Dienstplan und Abrechnung sind Leitungsrollen vorbehalten. Jede einzelne Abfrage ist serverseitig an Ihre Organisation gebunden, auch die Live-Verbindung, so dass ein Zugriff auf Daten eines anderen Trägers über die Schnittstelle nicht möglich ist. Auf geteilten Stationsgeräten sichern eine automatische Sperre bei Inaktivität und eine benutzergebundene PIN ab, wer gerade dokumentiert.

Bei Pflegeberichten archiviert CuraNota vor jeder inhaltlichen Änderung automatisch die bisherige Fassung mit Inhalt, Kategorie, Autor, Bearbeiter und Zeitpunkt; die Historie ist in der App einsehbar. Medikamentengaben und Durchführungsnachweise sind unveränderlich, Korrekturen laufen über Storno beziehungsweise einen neuen Eintrag, das Betäubungsmittelbuch wird ausschließlich fortgeschrieben. Alle schreibenden Aktionen — Anlegen, Ändern, Löschen — werden mit Benutzer, Zeitpunkt, IP-Adresse und Gerät protokolliert. Auch das reine Ansehen einer Bewohnerakte wird festgehalten, allerdings zusammengefasst: ein Eintrag je Person, Bewohner und Kalendertag, nicht jeder einzelne Aufruf. Datenauskünfte nach Art. 15/20 DSGVO und der Abruf zur Offline-Nutzung werden gesondert als Export vermerkt. Gelöschte Dokumentation wird zunächst nur ausgeblendet und bleibt gemäß § 630f Abs. 3 BGB zehn Jahre erhalten; ein je Installation aktivierbarer Aufbewahrungsjob entfernt sie danach endgültig samt der zugehörigen Fotos und Sprachnotizen.

Keine der KI-Funktionen speichert selbst etwas in der Akte — sie liefern ausschließlich Vorschläge, das Übernehmen ist immer ein eigener Schritt der Pflegefachkraft, und übernommene Inhalte bleiben dauerhaft als KI-unterstützt gekennzeichnet, mit dem Hinweis „KI-Vorschlag – Pflegefachkraft muss bestätigen“. Vor jeder Anfrage mit Bewohnerbezug prüft das System die dokumentierte Einwilligung zum Zweck KI-Verarbeitung; fehlt sie, wird nichts übertragen. Name und Geburtsdatum werden vor der Übertragung durch eine neutrale Bezeichnung ersetzt — was die Pflegekraft selbst schreibt oder fotografiert, geht dagegen unverändert an den europäischen Anbieter, ein abfotografierter Medikationsplan also einschließlich der darauf gedruckten Namen. Jede Verarbeitung wird protokolliert, allerdings nur mit Metadaten, nie mit Inhalten oder Bildern.

Der Kern der Pflegedokumentation läuft weiter: Bewohnerstammdaten, Pflegeberichte, Vitalwerte, Medikationsplan, Medikamentengaben und die hausweite Medikamentenrunde stehen offline zur Verfügung und können auch neu erfasst werden; Fotos bis 25 MB werden verschlüsselt zwischengespeichert. Sobald wieder Verbindung besteht, überträgt die App das Erfasste automatisch, und offline Erfasstes wird dabei nicht von Serverdaten überschrieben. Nicht offline nutzbar sind unter anderem Wunddokumentation, SIS, Risikoassessments, Sturz- und Trinkprotokoll, Betäubungsmittelbuch, Pflegeplanung sowie Dienstplan, Zeiterfassung und Abrechnung. Eine erste Anmeldung ist ohne Verbindung nicht möglich — das Gerät muss vorher einmal online angemeldet gewesen sein.

Auf dem Stations-PC lässt sich CuraNota über Chrome oder Edge als App installieren — eigenes Fenster, eigenes Symbol, kein Browser-Tab, Updates ohne Installationspaket; Firefox unterstützt keine Desktop-Installation. Wichtig für die Planung: Der Offline-Betrieb ist den iOS- und Android-Geräten vorbehalten. Im Browser fehlen die Bewohnerliste ohne Netz, der Foto-Zwischenspeicher und die Anzeige ausstehender Übertragungen, und die lokal abgelegten Daten sind dort nicht verschlüsselt — auf Tablets und Smartphones liegt die lokale Datenbank dagegen SQLCipher-verschlüsselt. Für die Arbeit am Bewohner empfehlen wir deshalb mobile Geräte, für Leitung und Verwaltung genügt der vorhandene PC.

Eine automatische Übernahme aus einem Altsystem ist derzeit nicht Bestandteil der Anwendung. In der Praxis bedeutet das: Stammdaten, Kostenträger, Medikationspläne und laufende Vorgänge werden beim Start neu erfasst, während die historische Dokumentation für die Dauer der Aufbewahrungsfrist in Ihrem bisherigen System bleibt. Wie groß dieser Aufwand für Ihr Haus ausfällt, sehen wir uns vor einer Entscheidung gemeinsam an — das gehört auf den Tisch, bevor ein Vertrag unterschrieben wird.

Ja. Träger-Administration und Pflegedienstleitung können ein vollständiges Dossier zu einem Bewohner — einschließlich der archivierten Vorfassungen der Pflegeberichte — sowie einen Gesamtexport der Organisation als strukturierte JSON-Datei erzeugen; jeder dieser Vorgänge wird protokolliert. Rechnungsdaten lassen sich zusätzlich als CSV ausgeben. Es handelt sich um maschinenlesbare Dateien, nicht um eine fertig gesetzte PDF-Akte.